همین یک کار می‌تواند خیال شما را از موفقیت پروژه‌تان راحت کند !

 

تحقیقات، خبر از نرخ نگران‌کننده پروژه‌های شکست‌خورده می‌دهد. گزارش معتبرترین مرکز مدیریت پروژه در سطح جهان یعنی مؤسسه مدیریت پروژه PMI در سال ۲۰۱۶ نشان می‌دهد به‌طور متوسط شرکت‌ها از هر ۱ میلیارد دلار سرمایه‌گذاری خود، حدود ۱۲۲ میلیون به علت عملکرد ضعیف در مدیریت پروژه‌ها ضرر می‌بینند. گزارش شرکت IBM حاکی از آن است حدود ۶۰% پروژه‌ها نمی‌توانند به اهداف تعیین‌شده برسند. پس علت شکست پروژه ها چیست؟ متخصصان مدیریت پروژه در دلایل شکست پروژه ها دلایل زیادی را ذکر می‌کنند. دلایلی مانند عدم تخصیص صحیح منابع، ضعف در ارتباطات، ضعف در برنامه‌ریزی و غیره. همه این دلایل بعد از شکست پروژه ها ذکر می‌شود. اما قبل از شکست پروژه ها چکار می‌توان کرد که از هدر رفت منابع و شکست پروژه ها جلوگیری کرد؟

 

واکسن جلوگیری از شکست پروژه ها

 

دانیل کانمن در کتاب خود “تفکر سریع، تفکر کند” در مورد یک روش ساده اما مؤثر برای شناسایی نقاط ضعف پروژه‌ها توضیح می‌دهد. کانمن به روشی اشاره می‌کند که قبل از او توسط روانشناسی بنام گری کلوین معرفی شده بود و اسم آن را premortem نامیده بود. ترجمه تحت‌اللفظی این لغت، “قبل از مرگ” است. منظور از آن راهکاری است که باید قبل از مرگ یا شکست پروژه ها اجرا شود.

نحوه اجرای این راهکار بدین صورت است که بعد از آنکه برنامه پروژه نوشته شد، مدیر پروژه تا افراد تیم را جمع کند و از آنها بخواهد همه سناریوهایی که به ذهنشان می‌رسد که منجر به شکست پروژه شود را بنویسند. کلوین پیشنهاد می‌کند که سؤال جلسه این باشد: “تصور کنید ما الآن در یک سال بعد قرار داریم. ما برنامه‌ای که الآن داریم را اجرا کرده‌ایم اما نتیجه، افتضاح بوده است. لطفاً در ۵ تا ۱۰ دقیقاً خلاصه‌ای در مورد این افتضاح بنویسید.”

به‌طور خلاصه کلوین راهکار premortem را شامل پنج مرحله زیر می‌داند:

  1. جلسه‌ای با حضور همه افراد تیم پروژه تشکیل دهید.
  2. از افراد بخواهید خود را در یک سال بعد (یا زمان دیگری باتوجه به پروژه خاص شما) تصور کنند و همه سناریوهای ممکن برای شکست پروژه را بنویسند.
  3. از هر فرد بخواهید نوشته خود را با صدای بلند برای دیگر افراد بخواند.
  4. همه سناریوها را ضبط و ثبت کنید.
  5. حال برنامه کاری پروژه را با توجه به این سناریوها تنظیم کنید.

روش premortem چندین مزیت برای پروژه‌ها دارد که هر کدام می‌تواند عاملی برای جلوگیری از شکست پروژه ها باشد. در ادامه به چند مورد مهم آنها اشاره می‌کنیم.

 

جلوگیری از تمایل به تأیید خود

 

راهکار premortem از چندین خطای تصمیم‌گیری که ممکن است تیم‌های پروژه‌ای با آن مواجه شوند و باعث شکست پروژه ها شود جلوگیری می‌کند. نخستین خطا، خطای تأیید شواهد گذشته یا تمایل به تأیید خود است. ما به‌طور طبیعی دوست داریم چیزهایی را ببینیم که تصمیمات و عقاید قبلی‌مان را تأیید می‌کنند و شواهد و اتفاقاتی که آنها را به چالش می‌کشند را نمی‌بینیم. ما حتی تمایل داریم هر گونه اطلاعات جدیدی را هم به‌گونه‌ای تفسیر کنیم که تصمیمات قبلی‌مان را تأیید کنند.

به‌عنوان‌مثال مدیری که به‌طورکلی اعتقاد به برتری نرم‌افزارهای خارجی بر نرم‌افزارهای داخلی دارد، ممکن است اگر بخواهد یک نرم‌افزار فروش برای تیم خود بخرد، فقط سراغ نرم‌افزارهای خارجی برود و در نهایت هم یک نرم‌افزار خارجی بخرد. در چنین شرایطی شاید فرصت خوبی را از دست دهد. مثلاً شاید می‌توانست یک نرم‌افزار داخلی با قیمت مناسب‌تر را برای تیم خود بخرد. ضمن اینکه می‌توانست با هزینه کمتر مشاوره خوبی هم از آن شرکت دریافت کند. حال ممکن است در جلسه premortem یکی از افراد، یکی از سناریوهای شکست پروژه را ناآشنایی برخی کارکنان تیم با نرم افزار فروش بداند. در چنین حالتی مدیریت می‌تواند با اتکا به این سناریو، در خرید نرم‌افزار فروش خود احتیاط و دقت بیشتری به خرج دهد.

 

جلوگیری از خطای گروه اندیشی

 

یکی دیگر از خطاهای روان‌شناختی مؤثر در شکست پروژه ها که بر همه افرادی که در یک تیم کار می‌کنند تأثیرگذار است، خطای گروه اندیشی یا گروه‌زدگی است. توضیح این خطا این است که افراد یک تیم معمولاً تمایل یا میل ندارند با نتایج گروه مخالفت کنند. در جاهای مختلف به ما گفته‌اند که منش و رفتار یک فرد در کار گروهی خیلی مهم است. از سازگاری برای ما گفته‌اند. وقتی فردی می‌خواهد برخلاف اکثریت گروه نظری را مطرح  کند، در ذهنش ممکن است خود را یک آدم ناسازگار و ضعیف در کار تیمی ببیند.

در موارد زیادی علت شکست پروژه ها به این برمی‌گردد که حتی کسی که شکست پروژه راه هم پیش‌بینی کرده است، نتوانسته نظر خود را ابراز کند و ساکت مانده است. او هم تصمیم گرفته با گروه همراه شود و مسائل را از همان زاویه مشترک ببیند.

وقتی مدیر پروژه جلسه premortem را برگزار می‌کند تا حد زیادی این ترس شکسته می‌شود و افراد با راحتی بیشتری اقدام به ابراز نظرات منفی یا مخالف می‌کنند و این باعث می‌شود در طول کار هم نظرات منفی مقاومت کمتری جلوی خود ببینند.

 

جلوگیری از خطای اعتمادبه‌نفس بیش‌ازحد

 

این خطا اگرچه به‌شدت خطاهای دیگر نیست اما شماری از مدیران پروژه‌ها آن را به‌عنوان عامل شکست پروژه ها‌ یشان معرفی کرده‌اند. ما معمولاً تمایل داریم در مورد دقت پیش‌بینی‌های خود بزرگنمایی کنیم و آنها را دقیق‌تر از آنچه هستند بدانیم. این اعتمادبه‌نفس زیاد به همراه خوش‌بینی به پیش‌بینی‌ها باعث می‌شود با کمبود منابع یا افزایش هزینه‌ها مواجه شویم. به‌عنوان‌مثال در آزمایشی، از ۳۷ دانشجو خواسته شد زمان نیاز برای ثبت پایان‌نامه‌های خود را اعلام کنند. به‌طور متوسط آنها عدد ۳۴ روز را اعلام کردند. اما در عمل چه اتفاقی افتاد؟ ۵۵ روز طول کشید تا هر دانشجو کارش را انجام دهد. احتمالاً این آزمایش شما را یاد دوران دانشجویی‌تان انداخته باشد.

به هر حال، تمایل بر اتفاقات مثبت و غفلت از خطاهای جزئی، یک خطر بزرگ برای شکست پروژه ها است. جلسات premortem افراد تیم را تشویق می‌کند که همه اتفاقات منفی که به ذهنشان می‌رسد را روی کاغذ بیاورند. بدین ترتیب تیم پروژه از تمرکز بر نتایج مثبت دور می‌ماند.

جلسات premortem تنها چند ساعت طول می‌کشند اما ممکن است در همان ساعت از شکست پروژه ها و هدر رفت میلیون‌ها تومان پول شما جلوگیری کنند.

 

 

منبع : pro selfmade